El Procesador de Textos (Google Drive)

EL PROCESADOR DE TEXTOS

No es el objeto de este capítulo realizar una descripción exhaustiva de las posibilidades de esta aplicación, entre otras cosas porque no son demasiadas.

Sin lugar a dudas no se puede comparar a día de hoy a procesadores de texto instalados en equipos locales, pero resulta una herramienta muy útil y valiosa para trabajar colaborativamente en un mismo documento.

Una vez terminada su elaboración se puede descargar en otros formatos para terminar de maquetarlo (introducir índices al comienzo del documento, pies de página y encabezados, numeración de páginas, etc.) con su procesador de textos preferido.

Como se puede apreciar en la imagen anterior, la barra de herramientas que se incluye, así como las posibilidades que nos brindan los distintos menús, es “minimalista” pero suficiente para tratar textos.

1.INSERTAR ELEMENTOS

Google Drive nos permite insertar imágenes, tablas, enlaces y otros elementos en nuestro documento. La forma de hacerlo consiste en desplegar el menú Insertar.

Para insertar una imagen, por ejemplo, en nuestro documento elegimos la opción Imagen del menú Insertar, con lo que accedemos a un cuadro de diálogo en el que podemos comprobar que podemos subir una imagen de varios sitios: desde nuestro equipo, tomar una instantánea mediante una webcam, utilizar la URL de una imagen publicada o desde mis álbumes.

En Subir, al pulsar el botón Seleccionar una imagen para subirla debemos buscar una imagen en nuestro ordenador; una vez hecho haremos clic en el botón Seleccionar (aparecerá activo) con lo que la imagen se incorporará a nuestro documento.

Una vez insertada la imagen, si pulsamos sobre ella con el botón izquierdo aparecen unos cuadraditos alrededor, que nos permitirán redimensionarla haciendo clic sobre ellos y arrastrándolos hasta que la imagen adquiera el tamaño que deseemos.

Formato:

La ventana de formato nos permite cambiar el formato tanto a la letra como al párrafo. Para ello tenemos las opciones de poner la letra en negrita, cursiva, subrayado, tachado, superíndice y subíndice. Así mismo, nos permitirá crear lista de viñetas y de numeración. En relación al párrafo nos permitirá realizar alineaciones del texto: derecha, centro, izquierda y justificado; así como interlinear las líneas del párrafo.

Herramientas:

Al igual que ocurre con un procesador de texto tradicional tenemos en la ventana de herramientas opciones útiles para la escritura. Podemos destacar el corrector ortográfico, que nos permitirá revisar la ortografía del documento para localizar posibles errores.

También tendremos de localizar palabras dentro del documento y contar el número de las mismas.

Tablas:

Esta opción nos permitirá incluir una tabla en el documento y configurar su aspecto. 

2.- Compartir y Publicar un documento 

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios mediante Google Docs, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores (si se lo permitimos como propietarios). Según haya sido configurado por el propietario, pueden tener derecho a leer, comentar, modificar, guardar e imprimir el documento.

Compartir un documento 

Los pasos a seguir para compartir un documento son los siguientes:

Accedemos a la ventana “Configuración para compartir” pulsando el botón “Compartir”, desde la pantalla de edición, y desde la pantalla de inicio, seleccionando el documento y pulsando el botón “Compartir”.

Empezando por la parte superior, nos encontramos con el enlace mediante el cual los colaboradores pueden acceder directamente al documento. A continuación, aparece información sobre el propietario y los colaboradores de este documento, pudiendo modificarlos y eliminarlos.

Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la caja de texto “Añadir a personas” escribiendo las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas si hay más de una. Pulsando el enlace “Elegir de los contactos”, accedemos a una lista con nuestros contactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic.

“Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos”. Estando activo, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a “Solo el propietario puede cambiar lospermisos”, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación.

Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo.

Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a compartir el documento si marcamos “Notificar a las personas por correo electrónico”. Podemos personalizar el aviso a través del enlace “Añadir Mensaje”, aunque el aviso ya incluye el texto "He compartido contigo un documento que se llama..."

Si elegimos “Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico”, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje. “Enviarme una copia” envía una copia a nuestro correo. Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrán editarlo de forma simultánea.

Publicar un documento

Desde la misma ventana “Configuración para compartir” pulsando el enlace “Cambiar…” que aparece junto al texto “Privado: accesible solo para las personas que se indican a continuación” accedemos a las opciones de visibilidad:

Las opciones de visibilidad son las siguientes:

• Público en la web: Cualquier usuario de Internet puede encontrar el elemento y acceder a él.
• Cualquier usuario que reciba el enlace puede acceder al elemento.
• Organización: Los usuarios de la organización pueden encontrar el elemento y acceder a él.
• Cualquier usuario de la organización que reciba el enlace puede acceder al elemento.
• Privado (por defecto): Solo pueden acceder al elemento las personas a quienes se les haya otorgado permisos de forma explícita.

Además, para cada opción podemos otorgar permisos para visualizar, comentar y editar. De este modo, por ejemplo, podemos publicar un documento como “Público en la web” con permisos de visualización para cualquier usuario de Internet y actuará de forma similar a una página web.

Revisiones

Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o simplemente echarle un vistazo.

Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas.

En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Y estas revisiones podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso recuperarlas.

Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde el menú “Archivo – Ver historial de revisión”. El “Historial de revisiones”, que aparece en la parte derecha, nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas.

Seleccionando una revisión se muestra el estado del documento en el momento en que se guardó.

Descargar y enviar por correo

Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo.

Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:

• Microsoft Word (.docx) - Necesitarás una versión moderna de Word para abrirlo.
• Microsoft Word 97-2003 (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.
• Formato OpenDocument (.odt) - Necesitarás tener instalado, por ejemplo, el OpenOffice para abrirlo.
• RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores.
• PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.
• Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con forrmato.
• HTML (.html) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador.
• Zip (HTML comprimido) - Es un formato comprimido para ocupar menos espacio.

Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el menú “Archivo – Descargar como” y posteriormente añadirlo como adjunto a cualquier correo de forma habitual.