Compartir documentos en línea (Google Drive)

1. INTRODUCCIÓN:

Con la aparición de la Web 2.0 y su gran potencial para el uso y desarrollo de herramientas colaborativas que facilitan tanto el trabajo de los equipos de docentes y/o investigadores, como en el aula, es obligado recoger a continuación una serie de herramientas colaborativas que se pueden emplear en el aula de una manera sencilla y con posibilidades innovadoras mediante un uso adecuado de las mismas.

Las herramientas que comentaremos a continuación, excepto en contadas ocasiones, funcionan a través de Internet sin necesidad de instalar nada en nuestro equipo, por lo que el usuario no va tener dependencia de un ordenador o de un sistema operativo.

Evidentemente no pretendemos ser exhaustivos, sino presentar unas aplicaciones y servicios que consideramos de utilidad en el ámbito educativo.
2. HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS EN LÍNEA

Una de las aplicaciones de la Web 2.0 que más utilidad están teniendo es la creación, edición… de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones en línea, ya sea por un autor o por varios, gracias a la posibilidad de trabajo colaborativo que ofrecen.

Destacamos algunas aplicaciones que podemos encontrar en la Web y que cada día están siendo más utilizadas y conocidas en el ámbito educativo.

2.1. GOOGLE DRIVE

Google Drive (https://drive.google.com), es un servicio gratuito de Google y sirve para almacenar documentos, pero también es una suite ofimática donde se pueden editar dichos documentos. Además de eso, dispone de un soporte multiformato para cargar y descargar archivos del mismo y no requiere instalar nada al trabajar de forma remota con una interfaz web.

Por tanto, todos nuestros archivos estarán siempre accesibles desde cualquier equipo con acceso a Internet. Actualmente está compuesto por documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y dibujos.

3. CÓMO CREAR UN DOCUMENTO CON GOOGLE DRIVE

Google Drive es un espacio personal donde puede crear vía web documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y dibujos. Puede guardar los ficheros que vaya creando, convertirlos y escargarlos en varios formatos (por ejemplo PDF), y también puede “subir”  cualquier documento (DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.) que tenga creado con otro programa de ofimática (MS Office, LibreOffice, etc.).

A nuestro entender la mejor prestación de todas las que ofrece es la posibilidad de compartir documentos y trabajar de forma conjunta en su redacción, pudiendo modificarlo en tiempo real. 

Para ello la persona que crea un documento “invita” a otro usuario, que podrá editar o únicamente ver el documento según los privilegios que le demos.

Entre otras características, aparte de las anteriormente mencionadas, se pueden destacar:

• Crea documentos básicos desde cero. Puede realizar fácilmente todas las tareas básicas, como crear listas con viñetas, ordenar por columnas, añadir tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente, entre otras muchas cosas.
• Puede editarlo y acceder desde cualquier punto de conexión.
• Almacena de forma segura su trabajo.
• Publica su trabajo en forma de página Web.
• Puede elegir quién puede ver sus documentos, etc.

3.1. ACCESO Y CONFIGURACIÓN

Para poder utilizar Google Drive necesitamos tener una cuenta de Gmail (ya vimos cómo crearla previamente). Una una vez abierto el navegador que estemos utilizando podemos acceder de varias formas:

1. Desde la página de inicio de Google haciendo clic en Aplicaciones y eligiendo Drive.

2. Tecleando la dirección https://drive.google.com.  

Mediante cualquiera de los dos procedimientos anteriores nos aparecerá una ventana en la que nos identificaremos con la cuenta de correo de Gmail (si es que no lo estamos previamente).

Si nos aparece la interfaz en inglés podemos cambiarla a español haciendo clic en Configuración (arriba a la derecha de la pantalla).

• Idioma: Español
• Zona horaria: (GMT + 1:00) Madrid
• Almacenamiento: nos indica la capacidad de almacenamiento y la disponibilidad. Además nos indica que los formatos de Google Docs no consumen espacio de almacenamiento. 

Una vez de vuelta a la página principal describiremos brevemente qué encontrará usted en ella.

3.2. EL ESCRITORIO

La disposición de los datos son similares a la estructura de un ordenador. La información se almacena en carpetas. Podemos crear tantas como queramos para tener organizada la información y así tener mejor acceso a los datos.

Para crear una carpeta tan solo tenemos que realizar un clic en el botón crear y seleccionar una carpeta. Nos pedirá que incluyamos un nombre para reconocer la misma. Ejemplo: CREAR -- Carpeta -- Nombre de la Carpeta a crear.

Para crear un documento nuevo simplemente hay que pulsar en el botón Crear y elegir el tipo de documento a crear. Si queremos que el documento nuevo esté dentro de una carpeta en concreto tendremos que encontrarnos previamente dentro de ella.

Ejemplo: Si queremos que el documento esté dentro de la Carpeta TIC 4, antes tendremos que entrar dentro de ella y luego darle al botón Crear y elegir el tipo de documento.

Una vez en el documento que hemos creado se podrá realizar fácilmente las tareas básicas que haríamos con aplicaciones ofimáticas instaladas en nuestro equipo: crear listas con viñetas, ordenar por columnas, añadir

tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente, entre otras muchas cosas.

En la barra de la izquierda se encuentran enlaces para filtrar/mostrar los documentos que tendremos en pantalla:

• Todos los documentos.
• Los que seamos sus propietarios (hayamos comenzado o no dicho documento).
• Los que hayamos comenzado a hacer nosotros.
• Los que hayan compartido conmigo.
• Los destacados, ocultos, que hayamos borrado.
• Mostrarlos por tipos de documentos.
• Otras búsquedas.

Para acceder a un documento creado con anterioridad se hace doble clic sobre su nombre.

Una vez hayamos creado un documento o entrado en uno existente, el aspecto de los menús y barras de herramientas son muy parecidos a los de aplicaciones ofimáticas instaladas en los equipos:

• Hoja de Cálculo.

• Procesador de textos:

• Presentaciones.

• Formulario:

• Dibujo:

Otra de las ventajas de Google Drive es el almacenamiento en línea o la función de guardado automático (con lo que no tendrá que temer que falle el disco duro local o que haya un apagón).

Además, podrá encontrar sus documentos con facilidad organizándolos en carpetas y pudiendo arrastrar y soltar los documentos en tantas carpetas como desee.

3.3.- Compartir y Publicar un documento 

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios mediante Google Docs, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores (si se lo permitimos como propietarios). Según haya sido configurado por el propietario, pueden tener derecho a leer, comentar, modificar, guardar e imprimir el documento.

Compartir un documento 

Los pasos a seguir para compartir un documento son los siguientes:

Accedemos a la ventana “Configuración para compartir” pulsando el botón “Compartir”, desde la pantalla de edición, y desde la pantalla de inicio, seleccionando el documento y pulsando el botón “Compartir”.

Empezando por la parte superior, nos encontramos con el enlace mediante el cual los colaboradores pueden acceder directamente al documento. A continuación, aparece información sobre el propietario y los colaboradores de este documento, pudiendo modificarlos y eliminarlos.

Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la caja de texto “Añadir a personas” escribiendo las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas si hay más de una. Pulsando el enlace “Elegir de los contactos”, accedemos a una lista con nuestros contactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic.

“Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos”. Estando activo, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a “Solo el propietario puede cambiar lospermisos”, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación.

Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo.

Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a compartir el documento si marcamos “Notificar a las personas por correo electrónico”. Podemos personalizar el aviso a través del enlace “Añadir Mensaje”, aunque el aviso ya incluye el texto "He compartido contigo un documento que se llama..."

Si elegimos “Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico”, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje. “Enviarme una copia” envía una copia a nuestro correo. Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrán editarlo de forma simultánea.

Publicar un documento

Desde la misma ventana “Configuración para compartir” pulsando el enlace “Cambiar…” que aparece junto al texto “Privado: accesible solo para las personas que se indican a continuación” accedemos a las opciones de visibilidad:

Las opciones de visibilidad son las siguientes:

• Público en la web: Cualquier usuario de Internet puede encontrar el elemento y acceder a él.
• Cualquier usuario que reciba el enlace puede acceder al elemento.
• Organización: Los usuarios de la organización (en nuestro caso la UJI) pueden encontrar el elemento y acceder a él.
• Cualquier usuario de la organización que reciba el enlace puede acceder al elemento.
• Privado (por defecto): Solo pueden acceder al elemento las personas a quienes se les haya otorgado permisos de forma explícita.

Además, para cada opción podemos otorgar permisos para visualizar, comentar y editar. De este modo, por ejemplo, podemos publicar un documento como “Público en la web” con permisos de visualización para cualquier usuario de Internet y actuará de forma similar a una página web.

Revisiones

Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o simplemente echarle un vistazo.

Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas.

En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Y estas revisiones podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso recuperarlas.

Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde el menú “Archivo – Ver historial de revisión”. El “Historial de revisiones”, que aparece en la parte derecha, nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas.

Seleccionando una revisión se muestra el estado del documento en el momento en que se guardó.

Descargar y enviar por correo

Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo.

Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:

• Microsoft Word (.docx) - Necesitarás una versión moderna de Word para abrirlo.
• Microsoft Word 97-2003 (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.
• Formato OpenDocument (.odt) - Necesitarás tener instalado, por ejemplo, el OpenOffice para abrirlo.
• RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores.
• PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.
• Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con forrmato.
• HTML (.html) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador.
• Zip (HTML comprimido) - Es un formato comprimido para ocupar menos espacio.

Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el menú “Archivo – Descargar como” y posteriormente añadirlo como adjunto a cualquier correo de forma habitual.